Tietosuojaseloste
Johdanto
Euroopan komissio, jäljempänä ’komissio’, on sitoutunut suojaamaan henkilötietojasi ja kunnioittamaan yksityisyyttäsi. Komissio kerää ja käsittelee henkilötietoja luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 ja päätöksen N:o 1247/2002/EY kumoamisesta) 23. lokakuuta 2018 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti.
Tässä tietosuojaselosteessa selitetään henkilötietojesi käsittelyn syy, tapa, jolla keräämme, käsittelemme ja varmistamme kaikkien toimitettujen henkilötietojen suojan, miten näitä tietoja käytetään ja mitä oikeuksia sinulla on henkilötietojesi suhteen. Siinä täsmennetään myös sen vastuullisen rekisterinpitäjän, jonka kanssa voit käyttää oikeuksiasi, tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.
Seuraavassa esitetään tiedot, jotka liittyvät Euroopan komission kauppapolitiikan pääosaston Access2Markets-portaaliin syöttämien henkilötietojen käsittelyyn.
Miksi ja miten käsittelemme henkilötietojasi?
Kauppapolitiikan pääosaston yksikkö R2 ”Single Entry Point for implementation, Outreach and Transparency, SMEs” (jäljempänä ’rekisterinpitäjä’) kerää ja käyttää henkilötietojasi seuraavista syistä:
- yhteydenottolomakkeella annettuja henkilötietoja pyydetään, jotta voidaan vastata verkkosivuston sisältöön liittyviin yleisiin kysymyksiin,
- luoda yhteys markkinoille pääsyä sekä kauppaa ja kestävää kehitystä koskeviin valituksiin,
- tietää, kuka on ilmoittanut tapauksesta,
- myöntää pääsy käyttäjille, jotka haluavat pääsyn Access2Marketsin suojattuun osaan Euroopan ulkopuolelta (EU:n suurlähetystöjen henkilöstön käyttöpyynnöt).
Henkilötietojasi ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon, kuten profilointiin.
Millä oikeudellisilla perusteilla käsittelemme henkilötietojasi?
Käsittelemme henkilötietojasi, koska:
- käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi;
Tämä on yhteisön markkinoillepääsystrategiaan liittyvien toimien täytäntöönpanosta komissiossa 24 päivänä syyskuuta 1998 tehdyn neuvoston päätöksen98/552/EY mukaista.
Mitä henkilötietoja keräämme ja käsittelemme edelleen?
Käsittelyä varten rekisterinpitäjä kerää seuraavia henkilötietoryhmiä: etu- ja sukunimi, organisaatio, puhelin, osoite, sähköpostiosoite ja IP-osoite (Internet).
Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?
Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tietojen keräämisen tai jatkokäsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi. Yhteydenottolomakkeen kautta muodostetaan asiointipostilaatikkoon sähköpostiviesti, joka sisältää henkilötietoja. Tämä sähköpostiviesti ja siihen annettu vastaus säilytetään 6 kuukauden ajan. Kauppapolitiikan pääosasto avaa lipun samaan aikaan lippujärjestelmässään. Lippujen henkilötietoja säilytetään 24 kuukautta. Tämän ajanjakson jälkeen suljetut liput suodatetaan ja tehdään nimettömiksi, jotta tietoteknisten laitteiden, ohjelmistojen ja palvelujen laadunarvioinnin raportointi ja tilastointi on mahdollista. Kauppapolitiikan pääosastolla on pääsy tietoihin 13 kuukauden ajan.
Kauppapolitiikan pääosasto lähettää Europe Direct -yhteyskeskukselle yleisiä tietoja koskevia pyyntöjä verkkosivustolla. EDCC säilyttää henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen tietojen keräämisen tai jatkokäsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi, mukaan lukien myöhempien valitusten käsittely, eli enintään kolmen vuoden ajan pyyntösi vastaanottamisesta.
Katso tästä heidän tietosuojaselosteensa: https://europa.eu/european-union/contact/data-protection_fi.
Miten suojaamme ja suojaamme henkilötietojasi?
Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, ladatut tietoerät jne.) tallennetaan Euroopan komission palvelimille. Kaikki käsittelytoimet suoritetaan viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa 10 päivänä tammikuuta 2017 annetun komission päätöksen (EU, Euratom) 2017/46 mukaisesti.
Komissio on ottanut käyttöön useita teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi. Teknisiin toimenpiteisiin kuuluvat asianmukaiset toimet, joilla puututaan verkkoturvallisuuteen, tietojen häviämisen riskiin, tietojen muuttamiseen tai luvattomaan käyttöön, ottaen huomioon käsittelyn aiheuttama riski ja käsiteltävien henkilötietojen luonne. Organisatorisiin toimenpiteisiin kuuluu pääsyn rajoittaminen henkilötietoihin ainoastaan valtuutetuille henkilöille, joilla on perusteltu tarve saada tietoja tätä käsittelytoimea varten.
Kenellä on pääsy henkilötietoihisi ja kenelle niitä luovutetaan?
Pääsy henkilötietoihin annetaan tietojen käsittelystä vastaavalle komission henkilöstölle ja valtuutetulle henkilöstölle tiedonsaantitarpeen periaatteen mukaisesti. Tällainen henkilöstö noudattaa lakisääteisiä ja tarvittaessa muita salassapitosopimuksia.
Mitkä ovat oikeutesi ja miten voit käyttää niitä?
Rekisteröidyllä on asetuksen (EU) 2018/1725 III luvun (14–25 artiklan) nojalla erityisiä oikeuksia, erityisesti oikeus tutustua henkilötietoihinsa, oikaista niitä tai poistaa ne sekä oikeus rajoittaa niiden käsittelyä. Sinulla on tarvittaessa myös oikeus vastustaa käsittelyä tai oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka suoritetaan lainmukaisesti 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti.
Olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi toimittamiseen kauppapolitiikan pääosaston yksikölle R2 tätä käsittelytoimea varten. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Peruutus ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai ristiriitatilanteissa tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voit kääntyä myös Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen. Heidän yhteystietonsa annetaan jäljempänä kohdassa 9.
Jos haluat käyttää oikeuksiasi yhden tai useamman tietyn käsittelytoimen yhteydessä, ilmoita niiden kuvaus (eli rekisteriviite (rekisteriviitteet) jäljempänä kohdassa 10 täsmennetyllä tavalla) pyynnössäsi.
Yhteystiedot
Rekisterinpitäjä
Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi, esittää huomautuksia, kysymyksiä tai huolenaiheita tai tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä rekisterinpitäjään.
Kauppapolitiikan pääosaston yksikkö R2 TRADE-R2-SEC@ec.europa.eu.
Komission tietosuojavastaava
Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) asioissa, jotka liittyvät asetuksen (EU) 2018/1725 mukaiseen henkilötietojesi käsittelyyn.
Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)
Sinulla on oikeus tehdä kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle (edps@edps.europa.eu),jos katsot, että rekisterinpitäjä on loukannut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi.
Mistä saa tarkempaa tietoa?
Komission tietosuojavastaava julkaisee rekisterin kaikista komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja joista on ilmoitettu tietosuojavastaavalle. Rekisteriin pääsee seuraavan linkin kautta: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Tämä erityinen käsittelytoimi on sisällytetty tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin seuraavalla tietueviitteellä: DPR-EC-09887.1.