BESCHERMING VAN UW PERSOONSGEGEVENS
Deze privacyverklaring geeft informatie over de verwerking en de
bescherming van uw persoonsgegevens wanneer u EUSurvey gebruikt voor het
opstellen en beheren van enquêtes.
Version 1.0, 2020/06/10
Gegevensverwerking:
EUSurvey
Verwerkingsverantwoordelijke:
De Europese Commissie (hierna “de Commissie” genoemd).
Referentienummer:
DPR-EC-01488
Inleiding
De Europese Commissie (hierna “de Commissie” genoemd) heeft zich ertoe
verbonden uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren.
De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig
Verordening (EU) 2018/1725
van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de
bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van
persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en
betreffende het vrije verkeer van die gegevens (tot intrekking van
Verordening (EG) nr. 45/2001).
Deze privacyverklaring geeft uitleg over de reden voor de verwerking van uw
persoonsgegevens, de manier waarop wij alle verstrekte persoonsgegevens
verzamelen, verwerken en beschermen, hoe die informatie wordt gebruikt en
welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens. U vindt hier
ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw
rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de
Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
De informatie met betrekking tot de gegevensverwerking via de toepassing
EUSurvey door de Commissie wordt hieronder verstrekt. In deze
privacyverklaring wordt met name uitleg gegeven over de manier waarop uw
persoonsgegevens worden verwerkt indien u zich als gebruiker in EUSurvey
registreert en van de dienst gebruik maakt om enquêtes op te stellen. De
privacyverklaring bestrijkt niet de gegevensbeschermingsaspecten die
verband houden met de enquêtes die u opstelt. Dit betekent dat u bij het
opstellen van een enquête in de enquête zelf een specifieke
privacyverklaring moet opnemen indien in het kader van uw enquête
persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt.
1.1. Persoonsgegevens verzameld voor gebruikersbeheer
Doel van de gegevensverwerking: De Commissie verzamelt en gebruikt uw
persoonsgegevens via EUSurvey met als doel u als gebruiker in staat te
stellen een verbinding te maken met de EUSurvey-toepassing en de dienst te
gebruiken voor het opstellen en publiceren van online-vragenlijsten. Uw
contactgegevens (e-mailadres, voornaam en achternaam) kunnen ook worden
gebruikt om contact met u op te nemen in verband met ondersteuning en
kwaliteitsbeheer.
Uw persoonsgegevens zullen niet worden gebruikt voor geautomatiseerde
besluitvorming, met inbegrip van profilering.
1.2. Persoonsgegevens verzameld via online-enquêtes
Gelieve te noteren dat de Commissie niet verantwoordelijk is voor het
privacybeleid of de privacypraktijk van de personen of organisaties die
gebruik maken van de EUSurvey-toepassing om een enquête op te stellen en te
publiceren. Alle persoonsgegevens die binnen een dergelijke enquête worden
verzameld, worden verwerkt door en onder de verantwoordelijkheid van de
opsteller van de enquête of de organisatie waartoe de opsteller behoort.
Individuele personen en organisaties die EUSurvey gebruiken om een
enquête te organiseren, zijn wettelijk verplicht hun eigen
privacyverklaring op te stellen en te publiceren wanneer zij
persoonsgegevens verzamelen.
Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat:
“de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn of
haar persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.”
Door deze privacyverklaring te accepteren, geeft u deze toestemming / zult
u deze toestemming geven. Het accepteren van de privacyverklaring is een
vereiste voor toegang tot de toepassing en gebruik van de dienst.
U heeft het recht uw toestemming in te trekken. Dit kan door contact op te
nemen met de verwerkingsverantwoordelijke via het
contactformulier
.
Om de EUSurvey-diensten te verstrekken, verzamelt de Commissie via de
gegevensverwerking de volgende categorieën persoonsgegevens.
3.1. Inloggegevens
Om door het systeem te worden geïdentificeerd, heeft de gebruiker een login
met bijbehorend wachtwoord nodig dat door de EULogin
[1]
-dienst wordt beheerd. Voor verdere informatie over de manier waarop
EULogin uw persoonsgegevens verwerkt, raadpleeg de
EULogin privacyverklaring
.
3.2. Gebruikersgegevens
Sommige persoonsgegevens zijn toegankelijk vanuit de EUSurvey-toepassing
via de tab “Instellingen”:
• Volledige naam (voornaam en achternaam)
• E-mailadres
De volledige naam en het e-mailadres zijn gegevens die worden opgevraagd
via een automatisch proces vanuit EULogin en de centrale gebruikersdatabank
van de Europese Commissie, die is opgeslagen in het gegevenscentrum van de
Europese Commissie. Het gegevenscentrum van de Europese Commissie is
gebonden door Verordening (EU) nr. 2018/1725 en door alle andere
veiligheidsbesluiten en -bepalingen die voor dit soort servers en diensten
zijn vastgesteld door het directoraat-generaal Personele Middelen en
Veiligheid.
3.3. Europa Analytics
Europa Analytics
is de centrale dienst die de doeltreffendheid en doelmatigheid van de
websites van de Europese Commissie op de Europa-server controleert en
evalueert. Europa Analytics is gebaseerd op het analyticsplatform “Matomo”
(open source) en geïnstalleerd op een webserver. Zowel de infrastructuur
als de software wordt volledig beheerd door de Europese Commissie en
voldoet aan de huidige EU-wetgeving inzake gegevensbescherming.
EUSurvey maakt gebruik van Europa Analytics voor statistische en
analytische informatie over het internetverkeer. Meer informatie over
gegevensbescherming en de gegevensbeschermingsmaatregelen, de
traceerbeveiliging (“do not track”) en andere informatie zijn te vinden op
de website van
Europa Analytics
.
De Commissie bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de
doeleinden van de enquête.
4.1. EU-personeelslid (interne gebruiker)
Zolang u EU-personeelslid bent, blijft uw gebruikersaccount actief en
blijven uw persoonsgegevens bijgevolg opgeslagen. U kunt echter op elk
ogenblik EUSurvey verzoeken uw account stop te zetten indien u van de
dienst geen verder gebruik wenst te maken. In dat geval worden uw
gebruikersaccount, alle bijbehorende gegevens en alle enquêtes en
resultaten permanent gewist.
4.2. Externe gebruiker van EUSurvey
Als extern gebruiker van EUSurvey kunt u op elk ogenblik EUSurvey verzoeken
uw account stop te zetten indien u van de dienst geen verder gebruik wenst
te maken. In dat geval worden de betrokken account, alle bijbehorende
gegevens en alle enquêtes en resultaten permanent gewist.
Daarnaast worden alle externe gebruikersaccounts die gedurende twee jaar niet zijn gebruikt, gewist.
Alle persoonsgegevens worden opgeslagen op de servers van het
gegevenscentrum van de Europese Commissie. Alle verwerkingen worden
uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie
van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en
informatiesystemen binnen de Europese Commissie.
Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Commissie een aantal
technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische
maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en
bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde
toegang, gelet op de risico’s van de verwerking en de aard van de verwerkte
persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden onder meer in dat
uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die
deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking ervan.
De beveiliging van uw persoonsgegevens is weliswaar belangrijk voor ons,
maar wij wijzen erop dat geen enkele methode om gegevens via internet door
te zenden of elektronisch op te slaan, 100% veilig is. Hoewel wij ernaar
streven uw persoonsgegevens doelmatig te beschermen, kunnen wij de absolute
veiligheid ervan niet garanderen.
Uw persoonsgegevens worden toegankelijk gemaakt voor de medewerkers van de
Commissie die verantwoordelijk zijn voor deze verwerking en voor bevoegd
personeel volgens het “need-to-know”-beginsel. Deze medewerkers zijn
gehouden aan hun statutaire, en waar nodig, aanvullende
vertrouwelijkheidsovereenkomsten.
Het personeel dat de EUSurvey-toepassing beheert, heeft bijgevolg toegang
tot uw persoonsgegevens.
Het gaat hierbij onder meer om:
• Het EUSurvey-team van de Commissie, met het oog op ondersteuning en
onderhoud van het systeem.
• De beheerders van de infrastructuur.
Wij geven geen verzamelde gegevens door aan een derde partij, tenzij en
voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
De Commissie deelt geen persoonsgegevens van gebruikers met derde partijen
voor direct marketing. Dit betekent dat de Commissie uw persoonsgegevens
niet zal gebruiken om contact met u op te nemen via nieuwsbrieven,
marketing- of reclame-informatie. Wij kunnen echter wel uw e-mailadres
gebruiken om u informatie of updates met betrekking tot EUSurvey toe te
sturen.
Als “betrokkene” heeft u specifieke rechten op grond van hoofdstuk III
(artikelen 14 tot en met 25) van Verordening (EU) 2018/1725, met name het
recht om uw persoonsgegevens in te zien en deze te rectificeren indien ze
onjuist of onvolledig zijn. Onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om
uw persoonsgegevens te laten wissen, om beperkingen te stellen aan de
verwerking ervan, om tegen de verwerking ervan bezwaar te maken en om uw
persoonsgegevens over te dragen.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de
verwerkingsverantwoordelijke of, in geval van een geschil, met de
functionaris voor gegevensbescherming.
Let erop dat uw voornaam, achternaam en e-mailadres afkomstig zijn uit
EULogin en alleen daar kunnen worden gewijzigd. EUSurvey wordt automatisch
geactualiseerd volgens de gegevens van EULogin. Bij het eerste inloggen
wordt uw account automatisch gecreëerd op basis van de gegevens die uit de
EULogin-databank afkomstig zijn. Andere persoonsgegevens kunnen worden
gewijzigd op de
pagina “Instellingen” van EUSurvey
. Als dat niet lukt, neem dan contact met ons op via het
contactformulier
.
Deze privacyverklaring blijft geldig, met uitzondering van mogelijke
toekomstige wijzigingen ervan. Deze worden onmiddellijk van kracht nadat
zij op de EUSurvey-toepassing zijn gepost en door de gebruiker zijn
gevalideerd. Bij wijzigingen van deze privacyverklaring wordt u meteen na
het inloggen op de EUSurvey-toepassing daarop geattendeerd door een in het
oog springende vermelding. U zal dan worden verzocht de nieuwe
privacyverklaring te lezen en te accepteren.
8.1. De verwerkingsverantwoordelijke
Indien u uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 wilt
uitoefenen, opmerkingen, vragen of bezwaren heeft of een klacht wilt
indienen met betrekking tot het verzamelen en gebruiken van uw
persoonsgegevens, kunt u altijd contact opnemen met de
verwerkingsverantwoordelijke, via het
contactformulier
.
U kunt contact opnemen met het ondersteunende EUSurvey-team via het
contactformulier
indien u uw account permanent wilt wissen omdat u geen gebruik meer wenst
te maken van de dienst.
8.2. De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie
U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van
de Commissie (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) in verband met kwesties betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens
in het kader van Verordening (EU) 2018/1725.
8.3. De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)
U heeft het recht bezwaar te maken (d.w.z. u kunt een klacht indienen) bij
de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu) indien u van
mening bent dat uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 door
de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke
zijn geschonden.
De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming fungeert als een
onafhankelijke toezichthoudende autoriteit en ziet erop toe dat alle
EU-instellingen en organen het individuele recht op privacy eerbiedigen bij
de verwerking van persoonsgegevens.
De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie publiceert
het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie
die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen
op:
http://ec.europa.eu/dpo-register
.
Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbare register van de
DPO met de volgende referentie: DPR-EC-01488.1
[1]
EULogin is de authenticatiedienst van de Europese instellingen
gebaseerd op SSO (Single-Sign On)-technologie.
